一部理想的打印機通常配備輕巧的機身，集打印、掃描及影印等功能於一身，以及有無線網絡以及WiFi連接裝置供你採用其他電子裝置打印。有些進階的機種更會配有臉孔管理功能，可以把相片自動按人物分類，輕鬆省時地管理大量的照片。如果你有大量影印的需求，又用不著彩色 影印機的話，黑白鐳射打印機確實是價廉物美的選擇。別看輕只能作黑白文件打印的打印機，事實上，如果那部打印機特設高抗水性的黑色顏料墨水，便能顯著改善在普通白紙打印文件時屢見不鮮的墨水漏邊問題，讓文字更清晰，文件看起來更專業。一部優秀的彩色打印機則會有一個專用墨水匣，黑色部分採用顏料墨水，彩色的會用上染料墨水。結合兩種墨水的優點，列印文書表格時文字會清晰而耐水，而列印需要強調色彩的設計品時，圖片的顏色會十分鮮豔漂亮。
那麼如果你在打印公司設計圖時需要IT 支援的話，又該怎麼辦呢？ 現今市面上有不少的資訊科技公司都提供一站式IT 解決方案以及IT 技術支援，務求讓企業能運用有限的資源發揮最高的營運效率，其中一些公司提供的高效影印機用戶管理方案更是可以做到成本管理，能追蹤全部打印及掃描活動，從而限制彩色打印數量，減低成本。
